Co-Geschäftsführung (m/f):African Cultural Foundation

The Position

Planung und Verwaltung unseres „Yes She Can“-Mentoring-Programms und unserer Workshops, einschließlich Veranstaltungen, Programmen und Partnerschaften. 

About the African Cultural Foundation

The African Cultural Foundation is dedicated to promoting African culture, supporting African communities in Austria, and fostering cross-cultural understanding through various programs and events. We work with organizations and communities to uplift and empower Africans in Austria.

Administratives  Responsibilities

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• Dokumenten Ablage verwalten und fur das nächste Jahr vorbereiten (Sichergehen, dass Dokumente in den richtigen Ordnern abgelegt sind, nicht doppelt etc.) 

• Verwaltung von Mietverträgen, Dienstleistungs- & Projektverträgen

• Überblick über Versicherungen, Genehmigungen, Vereinsregisterauszüge

• Verwaltung von Arbeits- & Honorarverträgen

• Erstellung & Pflege von Dienstplänen, Abwesenheitslisten

• Materialverwaltung (Büro, Veranstaltungen, Technik)

• Kontaktpflege zu Kooperationspartner*innen, Lieferant*innen

• Organisation von internen Abläufen & Besprechungen

• Teilnahme an Vernetzungsformaten, Weiterbildungen

• Unterstützung bei Strategieentwicklung

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Finanzielles und Budgetmanagement

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• Kalkulationen fur die gesamte Organisation und einzelne 

• Finanzielle Abstimmung mit dem Nia Empowerment Spaces 

• Erstellung von Jahresbudgets fur die Organisation und projektbezogenen Budgets

• Kalkulation von Ausgaben: (Personal, Sachkosten etc.)

• Einhaltung von Richtlinien der Fördergeber (z. B. Kofinanzierung, förderfähige Kosten)

• Erstellung von detaillierten Projektbudgets inkl. Zeitbezug

• Entwicklung von Kostenartenplänen (nach Funktionen/Projekten)

• Anpassung des Budgets an logische Rahmenpläne (Logframe, Zielindikatoren)

• Zusammenarbeit mit Buchhaltung / Steuerberatung

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Fundraising u. Kommunikation mit Fördergebern

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• Entwicklung einer Fundraising-Strategie (kurz-, mittel- und langfristig)

• Analyse möglicher Finanzierungsquellen

• Zielgruppenanalyse: Wer fördert welche Themen?

• Aufbau eines Förderkalenders mit Deadlines

• Förderprogramme identifizieren & analysieren

• Förderbedingungen prüfen (Kriterien, Fristen, Kofinanzierung, Formate)

• Entwicklung von Projektideen, die zu Förderprogrammen passen

• Erstellung von Anträgen & Projektbudgets

  • inkl. Zielen, Maßnahmen, Zeitplan, Wirkung & Evaluation

• Teilnahme an Fördertreffen, Netzwerktagen oder Projektbörsen

• Zwischenberichte & Endberichte verfassen (Inhalt + Finanzen)

• Finanzberichte & Verwendungsnachweise zusammenstellen (oft in Excel)

• Vorlagen für Budget, Projektbeschreibung, Kurzkonzept

• CRM-System (z. B. für E-Mail-Kontakte & Gesprächsprotokolle)

Projektmanagment 

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• Projektzyklus Management 

• Zielgruppenanalyse, Stakeholder-Mapping, Gender- und Diversity-Perspektiven einbeziehen,

• Zieldefinition (z. B. nach SMART oder im Logframe),

• Projektstrukturplan entwickeln,

• Indikatoren zur Messung von Erfolg festlegen,  Zeitplan (Gantt-Diagramm, Meilensteine),

• Ressourcen- und Rollenverteilung im Team,

• Projektteam führen und Aufgaben delegieren,

• Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen steuern,

• Monitoring (z. B. Fortschrittsberichte, Datenerhebung, Feedback),

• Berichte schreiben (für Fördergeber, intern, öffentlich),

• Externe oder interne Evaluation,

• Wirkung auf Zielgruppen bewerten (Outcome & Impact),

• Lessons Learned & Good Practices dokumentieren,

• Feedback für zukünftige Projekte ableiten, 

Personalmanagment 

• Stellenausschreibungen und Anforderungsprofile verfassen 

• Strategie überlegen wie die Stelle beworben werden kann (Website, LinkedIn, Instagram, TikTok, Newsletter etc.) 

• Interviews mit Bewerbern fuhren und die entsprechende Expertise einholen;

• Onboarding neuer Mitarbeiter*innen 

• Regelmäßige Mitarbeitergespräche und Assessments 

• Ermittlung des Personalbedarfs (z. B. Projektzeitraum, Stundenumfang)

• Einplanung von Personalkosten ins Projektbudget

• Auswahl nach fachlicher, persönlicher & diversitätsorientierter Passung

• ggf. Einbindung des Teams oder Vorstands in Auswahlprozess

• Aufsetzen von Arbeits- oder Honorarverträgen mit der Anwaltskanzlei

• Bereitstellung notwendiger Zugänge, Unterlagen und technischen Geraten 

• Einführung in die Organisationswerte & Projekte

• Klärung von Zuständigkeiten, Prioritäten & Deadlines

• Identifikation von Fortbildungsbedarfen (z. B. Antirassismus, Projektmanagement, Kommunikation)

• Organisation oder Finanzierung von Schulungen, Trainings

• Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung im Verein fördern

• Abschlussgespräch führen/Feedback einholen & geben

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Fachliche Qualifications

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• Abgeschlossenes Studium im Bereich Non-Profit-Management, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft, Public Management, Kulturmanagement oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im NGO-Bereich, idealerweise mit Leitungs- oder Projektverantwortung

• Fundierte Kenntnisse im Projektzyklusmanagement (inkl. Planung, Umsetzung, Monitoring, Evaluation)

• Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Projektbudgets und im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln

• Erfahrung mit Personalführung, Recruiting und Teamkoordination

• Sicherheit im Vertragswesen

• Versierter Umgang mit digitalen Tools (Microsoft Office/Excel (Pflicht), Google Workspace, CRM-Systeme (z. B. CiviCRM, Hubspot)

• Projekttools wie Trello, Asana, Notion

• Grundkenntnisse in Canva/WordPress von Vorteil

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• Sprachliche Anforderungen: Sehr gute Deutsch und Englishkenntnisse

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• Persönliche Kompetenzen

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen

• Hohe Sozialkompetenz, interkulturelle Sensibilität und Diversity-Kompetenz

• Verlässlichkeit, Diskretion, Konfliktlösungskompetenz und Durchsetzungsvermögen

• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (gelegentlich Abendtermine oder Wochenenden)

• Identifikation mit den Werten der Organisation (Empowerment, Antirassismus, Teilhabe)

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• Wünschenswert

• Erfahrung im Fundraising & Drittmittelakquise

• Erfahrung im Aufbau & in der Begleitung partizipativer Strukturen

• Erfahrung im NGO-Controlling oder strategischer Weiterentwicklung von Organisationen

Benefits

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• Die Fähigkeit alleine zu arbeiten und in einem Home Office Setting

• Kreativität und Innovationsfähigkeit bei der Entwicklung von Veranstaltungskonzepten

• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und flexible Arbeitszeiten zu akzeptieren, einschließlich Wochenenden und Abenden, wenn erforderlich

• Fließende Kenntnisse in Deutsch sind Voraussetzung, Englisch Kenntnisse sind von Vorteil