About the African Cultural Foundation

The African Cultural Foundation is dedicated to promoting African culture, supporting African communities in Austria, and fostering cross-cultural understanding through various programs and events. We work with organizations and communities to uplift and empower Africans in Austria.

 

Projektmanagment 

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• Projektzyklus Management 

• Zielgruppenanalyse, Stakeholder-Mapping, Gender- und Diversity-Perspektiven einbeziehen,

• Zieldefinition (z. B. nach SMART oder im Logframe),

• Projektstrukturplan entwickeln,

• Indikatoren zur Messung von Erfolg festlegen,  Zeitplan (Gantt-Diagramm, Meilensteine),

• Ressourcen- und Rollenverteilung im Team,

• Projektteam führen und Aufgaben delegieren,

• Workshops, Panels etc. organisieren und abwickeln 

• Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen steuern,

• Monitoring (z. B. Fortschrittsberichte, Datenerhebung, Feedback),

• Berichte schreiben (für Fördergeber, intern, öffentlich),

• Externe oder interne Evaluation,

• Wirkung auf Zielgruppen bewerten (Outcome & Impact),

• Lessons Learned & Good Practices dokumentieren,

• Feedback für zukünftige Projekte ableiten, 

 

Administratives  Responsibilities

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• Dokumenten Ablage verwalten und fur das nächste Jahr vorbereiten (Sichergehen, dass Dokumente in den richtigen Ordnern abgelegt sind, nicht doppelt etc.) 

• Verwaltung von Mietverträgen, Dienstleistungs- & Projektverträgen

• Überblick über Versicherungen, Genehmigungen, Vereinsregisterauszüge

• Verwaltung von Arbeits- & Honorarverträgen

• Erstellung & Pflege von Dienstplänen, Abwesenheitslisten

• Materialverwaltung (Büro, Veranstaltungen, Technik)

• Kontaktpflege zu Kooperationspartner*innen, Lieferant*innen

• Organisation von internen Abläufen & Besprechungen

• Teilnahme an Vernetzungsformaten, Weiterbildungen

• Unterstützung bei Strategieentwicklung​​

 

Personalmanagment 

 

• Stellenausschreibungen und Anforderungsprofile verfassen 

• Interviews mit Bewerbern fuhren und die entsprechende Expertise einholen;

• Ermittlung des Personalbedarfs (z. B. Projektzeitraum, Stundenumfang)

• Einführung in die Organisationswerte & Projekte

• Klärung von Zuständigkeiten, Prioritäten & Deadlines

• Identifikation von Fortbildungsbedarfen (z. B. Antirassismus, Projektmanagement, Kommunikation)

• Organisation oder Finanzierung von Schulungen, Trainings

• Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung im Verein fördern

• Abschlussgespräch führen/Feedback einholen & geben

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Fachliche Qualifications

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• Abgeschlossenes Studium im Bereich Non-Profit-Management, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft, Public Management, Kulturmanagement oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im NGO-Bereich, idealerweise mit Leitungs- oder Projektverantwortung

• Fundierte Kenntnisse im Projektzyklusmanagement (inkl. Planung, Umsetzung, Monitoring, Evaluation)

• Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung von Projektbudgets und im Umgang mit öffentlichen Fördermitteln

• Erfahrung mit Personalführung, Recruiting und Teamkoordination

• Sicherheit im Vertragswesen

• Versierter Umgang mit digitalen Tools (Microsoft Office/Excel (Pflicht), Google Workspace, CRM-Systeme (z. B. CiviCRM, Hubspot)

• Projekttools wie Trello, Asana, Notion

• Grundkenntnisse in Canva/WordPress von Vorteil

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• Sprachliche Anforderungen: Sehr gute Deutsch und Englishkenntnisse

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• Persönliche Kompetenzen

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen

• Hohe Sozialkompetenz, interkulturelle Sensibilität und Diversity-Kompetenz

• Verlässlichkeit, Diskretion, Konfliktlösungskompetenz und Durchsetzungsvermögen

• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (gelegentlich Abendtermine oder Wochenenden)

• Identifikation mit den Werten der Organisation (Empowerment, Antirassismus, Teilhabe)

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• Wünschenswert

• Erfahrung im Fundraising & Drittmittelakquise

• Erfahrung im Aufbau & in der Begleitung partizipativer Strukturen

• Erfahrung im NGO-Controlling oder strategischer Weiterentwicklung von Organisationen

 

Benefits

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• Die Fähigkeit alleine zu arbeiten und in einem Home Office Setting

• Kreativität und Innovationsfähigkeit bei der Entwicklung von Veranstaltungskonzepten

• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und flexible Arbeitszeiten zu akzeptieren, einschließlich Wochenenden und Abenden, wenn erforderlich

• Fließende Kenntnisse in Deutsch sind Voraussetzung, Englisch Kenntnisse sind von Vorteil